Programa de gestão documental eletrônica reduziu em 60% o volume de impressões na unidade
Diretor-geral do AME-PG, Dr. Cássio Lopes
O Ambulatório Médico de Especialidades (AME) de Praia Grande tornou digital todo o seu acervo de prontuários, documentos, exames, solicitações e demais formulários pertinentes à rotina assistencial e administrativa da unidade. A iniciativa foi motivada pela falta de espaço físico para armazenamento de arquivos internos e prontuários de pacientes. Estes, por lei, devem ser preservados por até 20 anos.
Antes da implantação do sistema, eram feitas cerca de 100 mil impressões por mês, número que caiu para 40 mil. A redução foi de 60% e o investimento de cerca de R$ 150 mil. O material é acumulado desde 2009, ano de inauguração do AME.
A modernização foi possível por meio de contratação de duas empresas em paralelo. A primeira ficou responsável pela migração imediata dos documentos e formulários utilizados diariamente para o sistema eletrônico, inclusive prontuários. Foram contempladas as áreas de faturamento, tecnologia de informação, recepção, enfermagem e Serviço de Arquivo Médico e Estatística (SAME). Além disso, foram inseridos certificados digitais e assinaturas para que o acesso aos arquivos eletrônicos obedecesse às regras de padrões de segurança. Já os termos de consentimento assinados pelos pacientes antes de cirurgias passaram a ser registrados em sistema via biometria, que traz autenticidade ao documento pela impressão digital.
A segunda parte do projeto foi dividida entre profissionais da unidade e outra empresa, encarregada de digitalizar, certificar, indexar e assinar os arquivos físicos mais antigos. Uma equipe de funcionários foi designada a verificar manualmente milhares de documentos e fazer a triagem daqueles que seriam registrados no acervo digital. “Estávamos criando novos arquivos físicos, porém sem poder dispensar os antigos. O volume não acabava. Por isso, buscamos soluções modernas de gestão desses documentos e, primeiramente, estancamos a geração de novos prontuários. Depois, estipulamos uma condição para que a empresa responsável pela digitalização seguisse os padrões do sistema que já havíamos implantado, com geração de assinatura e certificação digital com validade jurídica. Hoje temos acesso a todo o legado documental desde a inauguração da unidade, o que facilita a consulta de todos os dados clínicos dos pacientes”, explica Dr. Cássio Lopes, diretor-geral do AME. As empresas contratadas para o trabalho foram Green Concept e EcoStorage. O processo teve início em 2015 e foi concluído este ano.
Atualmente, o papel que a unidade utiliza é aquele que o paciente, eventualmente, precisa levar consigo, como o encaminhamento à Unidade Básica de Saúde (UBS) para continuidade do tratamento.
PROJETO PILOTO
O projeto desenvolvido no AME Praia Grande inspirou os outros dois AMEs geridos pela Fundação do ABC, em Santo André e Mauá, a adotarem a mesma prática. As unidades já se reuniram com a diretoria do AME-PG para troca de informações e irão implantar o mesmo sistema eletrônico de gestão documental. Atualmente estão em fase de lançamento de edital para contratação das empresas e o objetivo é concluir o projeto em 2019.
HISTÓRICO
O AME Praia Grande oferece mais de 15 especialidades médicas e não médicas para a população e cerca de 20 tipos de exames, além de pequenas cirurgias. Também dispõe de serviço ambulatorial composto por primeira consulta, interconsulta, retornos, procedimentos terapêuticos e cirurgias ambulatoriais. É referência para atendimento de baixa e média complexidade à população de Praia Grande, Mongaguá, Peruíbe, São Vicente, Itanhaém, Pedro de Toledo e Itariri.
