Maior unidade mantida da Fundação do ABC, a Central de Convênios (CC) organizou em 26 de abril treinamento interno com diretores, gerentes e coordenadores para implantação de sistema on-line para realização e acompanhamento dos processos de compras. Através de ferramenta gratuita – o Trello –, foram desenvolvidos modelos personalizados dentro de fluxograma que atende às principais demandas de compras e contratação de serviços da CC-FUABC.
Novo sistema foca transparência, organização e agilidade para os processos de compras e contratação de serviços
A partir do pedido inicial de compra, o setor solicitante insere cópia do processo no sistema e, automaticamente, todas as demais áreas envolvidas são acionadas – como as diretorias Geral, Administrativa, Jurídica, de Compras e Financeira/Orçamentos. Conforme regulamento interno, cada diretoria da Central de Convênios deve analisar, executar as etapas referentes à sua área e anexar a documentação pertinente para que os processos de compras e contratação de serviços tramitem internamente.
“As ideias principais do sistema são a transparência, a organização e a agilidade, que são obtidas a partir da eliminação de papel e da ampla visibilidade dos processos, on-line e em tempo real. Todas as diretorias envolvidas conseguem consultar no computador, celular ou tablet o andamento do processo, as tarefas que faltam para a conclusão, se está parado, onde e com quem estão as pendências. É uma ferramenta simples, intuitiva e que permite reunir 100% do processo na plataforma on-line, inclusive com anexos de orçamentos, pareceres e o próprio contrato de compra”, detalha o coordenador Financeiro da CC-FUABC e idealizador da iniciativa, Danilo Paz Guedes de Freitas.
Inicialmente, o novo sistema interno de compras será utilizado somente para aquisições de até R$ 8.000,00, para que toda a equipe se habitue à nova rotina e para que possíveis melhorias e aperfeiçoamentos sejam implantados. “É um programa bastante dinâmico. Conversamos com todas as diretorias para identificar individualmente as etapas dos processos de compras e as demandas específicas daquele setor. A partir dessa análise, criamos um fluxograma geral, personalizado para a Central de Convênios, que buscou incluir de maneira bastante simples todas as sugestões passadas pelos setores. Porém, conforme os processos estiverem em desenvolvimento, nada impede que apliquemos melhorias no sistema. Isso é, inclusive, algo bastante natural”, completa Danilo Freitas.
O coordenador Financeiro da CC-FUABC e idealizador da iniciativa, Danilo Paz Guedes de Freitas
FERRAMENTA ON-LINE
O Trello é uma ferramenta gratuita, flexível e visual de organização corporativa. O sistema evita longas trocas de e-mails, planilhas desatualizadas e substitui softwares complicados de gestão de projetos. Os arquivos inseridos são automaticamente sincronizados com todos os dispositivos de acesso, como computadores, telefones e tablets. Além disso, os membros das equipes têm espaço para conversa via chat, semelhante a uma rede social, pela qual as dúvidas e informações sobre o projeto são passadas de maneira rápida e objetiva.
