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Nova ferramenta permitirá identificar documentos que antes poderiam passar despercebidos e otimizar processos de controle fiscal

Jaqueline Michele dos Santos e Monique Rodrigues, coordenadora e supervisora fiscal, respectivamente, da Diretoria Contábil da FUABC

A Fundação do ABC está implantando o Guardião XML, uma solução tecnológica da gaúcha Tree Space que promete melhorar substancialmente o controle de notas fiscais da instituição. A ferramenta permitirá à FUABC acompanhar todas as notas fiscais de mercadoria emitidas em seu CNPJ, além de boa parte das notas de serviço.

A ação visa garantir conformidade com o Fisco, ou seja, a manutenção de regularidade fiscal da instituição nas esferas federal, estadual e municipal, além de evitar prejuízo à gestão com multas e encargos. Também confere maior transparência nas demonstrações contábeis, com a apresentação das despesas no período de execução, e otimiza o fluxo de trabalho, garantindo maior agilidade e eficiência aos processos diários da Instituição.

A plataforma funciona como uma ponte direta com a Secretaria da Fazenda (Sefaz), capturando automaticamente todas as notas fiscais de mercadoria emitidas contra o CNPJ da FUABC, independentemente do local de emissão no Brasil. Algumas notas fiscais de serviço também são monitoradas, especialmente de prefeituras que já disponibilizam o layout para captura de arquivos XML, como São Paulo e Barueri.

MONITORAMENTO

A consulta é diária e atualizada a cada hora, permitindo que a equipe fiscal identifique imediatamente qualquer documento emitido. “À tarde, eu já consigo ver essa nota que foi emitida no período da manhã. Se essa nota não estiver em conformidade, se o produto do pedido estiver errado, você já consegue barrar isso antes do fornecedor entregar”, destaca Monique Rodrigues, supervisora fiscal da FUABC.

A implementação está sendo realizada em duas fases. A primeira, já em andamento, foca na consulta e visualização das notas fiscais. A segunda fase, prevista para ser concluída até o final de 2025, incluirá a integração completa com o sistema de gestão empresarial Protheus, da TOTVS, permitindo a criação automática de pré-notas a partir dos arquivos XML capturados.

A solução também oferece funcionalidades avançadas, como a manifestação eletrônica do destinatário diretamente para a Sefaz, confirmando ou rejeitando operações. “Quando eu envio isso, ele vai mudar meu status e automaticamente avisar para a Receita Federal que essa nota não está conforme. O fornecedor também já recebe essa notificação”, explica a supervisora.

Para a FUABC, que entre outras unidades de saúde administra 18 hospitais e oito Ambulatórios Médicos de Especialidades (AMEs), com receita de R$ 4,2 bilhões em 2024, o controle rigoroso de documentos fiscais é fundamental para manter a conformidade e evitar prejuízos com juros e multas por atraso no processamento de notas fiscais.

O projeto está alinhado com as mudanças previstas na Reforma Tributária, que entrará em vigor a partir de 2026 e exigirá adaptações nos sistemas de gestão fiscal. A partir do próximo ano, uma nova legislação padronizará o formato das notas fiscais eletrônicas de serviço, ampliando ainda mais a cobertura do Guardião XML.

Em 27 de agosto, foi realizado um workshop para cerca de 130 colaboradores da Fundação do ABC, entre os que estavam presentes fisicamente na instituição e aqueles que participaram remotamente, para mostrar na prática como são as telas da nova plataforma. A capacitação dos colaboradores está sendo realizada gradualmente, com a disponibilização de manual de uso e suporte técnico para esclarecer dúvidas durante a implantação. O sistema já está em produção para consultas, e os colaboradores das unidades podem solicitar acesso através da área contábil da FUABC.