PROCESSO SMSP N° 243/2023 – Análise Pedido de Esclarecimentos – CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA PARA REALIZAR GUARDA DE DOCUMENTOS DE TODAS AS UNIDADES DA FUABC – CONTRATO DE GESTÃO DE SÃO MATEUS, PELO PERIODO DE 12 (DOZE) MESES.

Publicação do edital: 05/06/2023

Trata o presente de solicitação de análise jurídica quanto ao Pedido de Esclarecimentos aos termos do ATO DE CONVOCAÇÃO para CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA PARA REALIZAR GUARDA DE DOCUMENTOS DE TODAS AS UNIDADES DA FUABC – CONTRATO DE GESTÃO DE SÃO MATEUS, PELO PERIODO DE 12 (DOZE) MESES., interposta pela empresa NEW SPACE PROCESSAMENTO E SISTEMAS LTDA.

Foi protocolada tempestivamente, a solicitação de Esclarecimentos.

ABAIXO RETORNO DA ÁREA TÉCNICA:

 

1° Não entendemos a descrição “A CONTRATADA deverá retirar as caixas descritas como Quantidade de Caixa para Retirada Única na atual empresa que presta os serviços de guarda de documento para nossas unidades.

  1. A) Qual a quantidade que está arquivada na atual empresa?

RESPOSTA –  A quantidade está informada no item 4 do termo de referência e também no modelo de proposta “armazenamento inicial” no total de 22.665 (vinte e duas mil e seiscentos e sessenta e cinco) caixas.

  1. B) Qual o local/endereço da atual empresa que presta o serviço de guarda?

RESPOSTA – A empresa fica localizada na cidade de campinas, a localização detalhada será informada apenas para a empresa melhor classificada e habilitada.

  1. B) O total de caixas (estimado) não é de acordo com a tabela fornecida para retirada em cada unidade, totalizando 22.665 caixas?

RESPOSTA – Isso mesmo a quantidade de 22.665 (vinte e duas mil e seiscentos e sessenta e cinco) caixas é a quantidade inicial, ou seja, essas caixas já existem e o quantitativo de 1.058 (um mil e cinquenta e oito) caixas é a projeção anual, conforme item 4 do termo de referência e também no modelo de proposta “projeção de crescimento”.

2° Qual o tamanho (altura x largura x comprimento) e tipo de caixa que está sendo considerado?

RESPORTA – Temos as caixas em duas medidas 350mm x 130mm x 250mm e também 390mm x 185mm x 300mm. A quantidade exata de cada uma não sabemos, as empresas deverão considerar uma média de 50% para cada tamanho.

 

3° Como os documentos deverão ser organizados? Que tipo de organização deve ser realizada?

RESPOSTA – As caixas devem ser organizadas por unidade, número de caixa e ano.

 

4° Quais campos deverão ser INDEXADOS para cada documento (ou dossiê) e respectivas quantidades de caracteres?

RESPOSTA – Os documentos indexados são os que estiverem mencionados na etiqueta da caixa.

 

5° Qual a quantidade média de documentos (ou dossiê) por caixa? Ou qual a quantidade média de páginas por documento/dossiê?

RESPOSTA – A quantidade exata em cada caixa não dá para saber até porque cada caixa carrega um tipo de documento, o que podemos afirmar é que todas as caixas estão sendo enviadas cheias.

 

6° Qual o valor Estimado do projeto?

RESPOSTA – O valor estimado não é informado justamente para que as empresas não tenham um parâmetro de valor e possamos contratar o valor mais vantajoso para a instituição.